青岛14个成功举办虚拟团队会议的简单技巧（2021年）

是否有兴趣举办出色的虚拟团队会议？

您来对地方了！

虽然远程工作越来越流行，但大多数经理仍然对如何与远程员工进行会议感到困惑。幸运的是，随着技术的进步，举行虚拟团队会议现在变得轻而易举了。

然而，仍然存在让虚拟与会者参与进来的挑战。

毕竟，远程员工与您不在同一个房间，对吗？

在本文中，我们将介绍进行有效虚拟会议所需了解的所有内容。我们将讨论从舞台设置到员工会后跟进的所有内容。

这篇文章包含：（单击下面的链接跳到特定部分）

如何设置虚拟团队会议的阶段

选择合适的在线会议工具设置虚拟团队会议的时间实施虚拟团队建设

14有效虚拟团队会议的简单提示

在会议之前、会议期间、会议之后

让我们开始吧。

如何为虚拟团队会议设置舞台在您与远程团队开始会议之前，您需要首先考虑以下事项：

a.选择正确的在线会议工具如果没有在线平台来进行会议，您就无法开虚拟会议。

当根据您的需要选择合适的工具时，问自己以下3个问题：

1。成功的虚拟会议需要什么？思考您将在远程团队会议上做什么。

基本必备工具将提供音频和视频功能，帮助您与虚拟团队中的每位员工进行互动。

然后，根据您的需求考虑屏幕共享等补充功能。

例如，如果您需要引导虚拟工作者完成一个流程，那么您的列表中应该有一个具有屏幕共享功能的应用程序。

如果要与远程团队一起进行演示，则需要演示功能。您还可以使用在线白板与远程工作者进行更简单的虚拟协作。

您的团队成员呢？

您的虚拟团队不必局限于音频响应。

他们可以从每个人都能看到的团队聊天侧边栏中获益，并使用表情符号快速反馈情绪。

2。有多少人会参加？远程团队的规模会影响您的软件选择。

一些工具可能更适合小团体，因为在屏幕上同时可以看到多少人会受到限制。

3。该工具的用户友好程度如何？有很多很棒的视频会议、白板和演示工具，可以用于在线会议。其中一些甚至与项目管理应用程序集成，从而增强实时通信和协作。

但是，您选择的软件应该易于下载、安装和使用。

越直观越好，因为您不必浪费时间弄清楚它是如何工作的。

您可以考虑使用一些流行的用户友好视频聊天应用程序：

Microsoft Team Webex Zoom Google Hangouts Skype B。设置虚拟团队会议的时间在选择远程会议时间时，

时区可能是一个非常头痛的问题。

请确保咨询您的团队成员，以确定他们的工作时间。

幸运的是，有几种方法可以让您的分布式团队聚在一起。

您可以直接询问您的远程团队成员，或者使用像谷歌日历这样的在线日历查看每个人的日程安排。你甚至可以进行一次快速的在线民意调查，检查每个人的可用性。

C.实施虚拟团队建设为什么虚拟团队建设很重要？

团队建设是实现在认真的工作开始之前，与他们的偏远同事交流，并灌输一些信任和团队精神。

如果您的团队尚未紧密团结，那么虚拟团队会议是不可能成功的。

虚拟团队建设将鼓励团队成员之间的虚拟团队合作，这对于提高团队绩效至关重要。

那么您可以进行什么样的虚拟团队建设活动呢？

有很多远程团队建设的在线游戏想法。你可以进行一次网上寻宝活动，举办一场游戏秀盛会，或者有一个虚拟的欢乐时光，每个人都会带着自己的饮料和零食上网。

要查看更多活动，请查看我们在此处的博客帖子：23个虚拟团队建设活动您的远程团队会喜欢的。

总是询问远程团队他们喜欢哪种虚拟团队建设游戏。

无论是什么，它都应该是一种有趣的方式来建立团队纽带，最终形成积极的公司文化。

14有效虚拟团队会议的简单提示现在，我们已经了解了如何设置远程团队会议，下面是您在会议之前、期间和之后应该遵循的一些提示，以确保会议取得成功。

A.会议前1。制定会议礼仪确保在会议开始前为团队制定一些基本规则。

这里有一些要记住的事情，以便有效地召开虚拟团队会议：

A.与会者列表

列出出席者，以便您的整个团队知道谁将出席，消除任何混淆。如果远程工作人员无法参加，请记住将其传达给所有与会者。

B.阅读议程

您的团队应该提前阅读会议议程。

不仅可以让您的在线团队知道他们将要讨论什么，还可以让他们有时间来解决他们可能面临的任何远程工作问题。

C.安静地点

让每个人都在安静的地点参加会议，以防被打断。如有必要，使用噪音消除软件来消除外部噪音。

D.使用视频

如果能看到与他们交谈的人的面部反应，人们的反应会更好。尽可能使用视频通话功能，并做好拍照准备。

E.禁止多任务

您的团队应该关注会议，而不是通过电子邮件、即时消息或观看亚马逊Prime视频！

这就是为什么视频会议是一个好主意。它减少了多任务的诱惑，因为每个人都能看到你在做什么。

F.切断电话干扰

要求您的团队关闭通知或将其手机置于静默模式。这将最大限度地减少移动设备上任何ping或弹出窗口造成的分心。

G。不要在别人说话时打断

，让他们说完。如果你需要说话，请等待片刻。

这可以防止由于人们互相交谈而引起的混淆。

2。设置议程使用议程定义会议目标并概述会议内容。

如何设置议程？

收集整个团队对讨论主题的意见。添加需要讨论的紧急主题，并让您的团队成员就其主题发言。这将有助于保持人们的参与。

同时，为每个项目设置时间限制，以避免无休止的会议。但是，请记住，有些项目可能需要比其他项目更长的讨论时间。

3。在需要时分配角色如果虚拟团队成员在会议期间扮演特定角色，则他们更有可能参与进来。

您可以让

团队成员监控时间，以保持会议的节奏。团队成员记下关键点和笔记（会议纪要），他们可以通过谷歌文档与整个团队共享。团队成员确保每个人与议程相关。4、保护自己免受技术问题不要忘记在开始虚拟会议之前测试您的技术。

确保您的视频和音频正常工作，并且internet连接稳定。

然而，即使有最好的准备，您仍然可能遇到一些问题。

你不能对风暴摧毁你的电线做任何事，对吗？

要处理此类情况，请制定计划B。至少，确保您将您的问题传达给您的虚拟团队，以决定下一步要做什么。

5。在传统的现场会议中，参与者通常会提交一份长而详细的报告。

但对于在线会议，这可能太耗时。

这就是为什么筛选出所有不必要的亲自报告非常重要。

事先共享任何虚拟工作报告，而只讨论相关的要点。您可以要求您的团队在参加会议之前阅读这些报告。

如果您有可以提前共享的演示文稿，请这样做，并让您的团队成员在不同的平台上发表评论（如讨论板或松弛线程）。然后，让他们把关于演讲的问题带到会议上。

B.会议期间6。从破冰船开始记住，促进团队建设对于举行富有成效的会议非常重要。

以一个虚拟破冰船开始会议，它还兼作团队建设练习。

作为大多数视频会议应用程序，可能无法在屏幕上显示所有与会者，无法让每个人介绍自己，也无法直接提出破冰问题。这将允许他们参与一些团队建设活动，并让其他人知道他们的存在。

如果您认识兴趣相似或居住在同一地区的远程团队成员，请他们聊一聊。例如，如果有来自纽约的会员，你可以询问那里的天气如何，或者简单地检查他们的健康状况。

本质上，你可以问他们任何与工作无关的事情——从足球队到他们最喜欢的音乐播放列表！

7。打破单调的如果你的会议很长，请确保在会议之间有一些休息。

毕竟，即使是一个小时的讨论工作主题也会让人精疲力竭。

让您的虚拟团队站起来，舒展一下筋骨。或者你可以随时进行快速的团队建设活动，比如琐事游戏，打破单调。

这让团队成员可以放松下来，远离讨论，帮助他们以全新的心态回来。

8。作为主持人，作为会议的主持人，您的工作是鼓励团队成员之间的协作。为了使您的虚拟会议尽可能富有成效和成功，您应该充当主持人。

为团队成员创造互动的机会，而不是口授需要完成的一切。因此，团队领导应该具备出色的沟通技能，以改善与远程团队的关系。

9。让与会者参与虚拟会议中最难做的事情之一是让团队成员参与。

那么，如何缩小物理距离造成的通信差距呢？

A.使用视觉辅助工具

我们对视觉辅助工具的反应很好，这不是什么秘密。

使用它们向远程团队传达高度技术性或枯燥的主题，而不是简单地谈论它。例如，您可以在评审会议期间使用彩色图表或图形来表示项目里程碑。

B.鼓励协作和反馈

鼓励您的虚拟团队集思广益，就解决问题进行协作。你也可以向你的团队成员征求意见，并给出反馈。

当他们知道在会议的某个时候可能需要他们的意见时，他们你更有可能保持警觉和专注。

C.进行随意聊天

腾出时间进行轻松的对话，并确保包括你的内向成员。

内向者表达意见可能会有更多困难，这在虚拟工作环境中可能更具挑战性。

虽然这适用于较小的团队会议，但如果在较大的在线电话会议中有20多人，则可能无法与所有人交谈。

在这种情况下，您可以有一个特定的虚拟会议主持人，他可以对主题进行实时投票并过滤在线问题。当需要进行较小的小组讨论时，他们可以将人员分配到单独的聊天室（如空闲频道）。

10。坚持你的时间表记住，你可能会遇到来自不同时区的远程工作者。

一些可能接近睡觉时间，而另一些可能接近午餐时间。即使您在同一时区，您的团队成员也可能在虚拟会议后有工作要做。

这就是为什么您应该始终坚持您的时间表。不要延长会议时间超过必要的时间。如果有什么事情需要更多的讨论，就为它安排一个不同的时间，只与需要参与的人会面。

C.会后11。运行所需的操作清晰的沟通对于保持团队工作的条理化至关重要。

在结束会议之前，请检查所有必需的操作项目。这确保每个人都知道他们需要做什么以及什么时候做。如果您使用的是项目管理或任务应用程序，则始终可以当场分配这些任务。

12。水冷却器会议办公室通常有水冷却器，员工可以在那里会面进行非正式聊天。

虽然不完全是团队建设会议，但这通常是会议后表达想法的地方。

如果您的团队彼此相处融洽，请在会议后运行虚拟水冷器会话。这为与会者提供了一个表达自己和透明处理情绪的场所。

如果他们彼此还不习惯，您可以随时进行更多的虚拟团队建设活动来建立信任。

然而，当您的日程安排很紧或管理一个大型团队时，这可能是不可能的。

13。发送有价值的跟进，尽量将跟进笔记限制在重要内容上，并突出任何商定的任务。

如果您将整个团队会议记录发送给与会者，那么很可能没有人会通读所有会议记录。

14。评估会议的成功最后，询问远程团队对会议进展的意见。

视频会议方法是否有效？

每位员工是否都觉得自己参与了对话？

您可以与与会者进行面对面的虚拟讨论，或使用匿名调查。使用你认为最透明的方法。

不仅有助于衡量虚拟团队会议的成功与否，还可以确定改进的空间。

总结思想虚拟团队会议对于远程员工相互协作至关重要，这已不是什么秘密。虽然您希望充分利用会议，但许多虚拟会议可能会让您的团队成员觉得他们浪费了很多时间。

只需使用本文中介绍的技巧和想法，就可以找出满足您的虚拟团队需求的有效方法。有了正确的准备、适当的技术和正确的态度，您可以轻松地进行一次有效、引人入胜的虚拟会议！

Liam McIvor Martin

Liam Martin是世界领先的远程团队时间跟踪软件Time Doctor的联合创始人。他还是世界上最大的远程工作会议Running Remote的联合组织者。

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